Här skall du få 4 tips för hur du kan bli mer effektiv och få mer tid över till saker som är roliga och som tar din verksamhet framåt.

1) Använd Checklistor


Varför?

De är till för att undvika avbrott för att tänka – ”Hur vad det jag gjorde nu igen?”.

Men även främst för att du (eller någon annan) snabbt skall kunna utföra de uppgifter och rutiner som återkommer utan tvekan och osäkerhet.

I praktiken:

För skulle det endast uppstå lite osäkerhet för hur du t.ex. utför alla stegen när du laddar upp video Online så kommer en checklista spara dig massor med tid och tankeverksamhet.

Så fundera på vilka uppgifter eller rutiner som utför regelbundet och notera alla ingående steg nästa gång och spara som en checklista. De återkommande rutinerna som sker t.ex. månadsvis är extra viktiga eftersom de inte utförs lika ofta och lättare faller i glömska.

2) Var kortfattad

Varför?

Att vara kortfattad i sin kommunikation sparar tid för alla inblandade. Det sparar tid för dig som skriver och för personer som läser det. Denna idéen är enkel och kan förklaras kortfattat.

Fatta dig kort. Skriv inte en massa onödigt fluff. Skippa ordbajset och håll det kort. Enkelt?

I praktiken:

Användningen av email har tvingat oss att bli bättre på att skriva kort och koncist. Men risken är att meddelandet inte blir tillräckligt tydligt och missförstånd kan uppstå.

Så det gäller att välja sina ord. En teknik jag brukar använda är att ha med punktlistor i mailet på de saker som jag vill få hjälp med istället för att ‘baka in’ uppgifterna i själva texten.

Så kan det du vill säga bli sagt på tre rader så skriv inte mer än tre rader.

När personen som får mailet ställer sig frågan ”vad vill Jonas egentligen exakt att jag skall göra?” – så ser han tex. punktlistan eller en kortfattad som svarar på detta.

Vi behöver inte säga mer än så här. Klart slut.

3) Sluta sänd ‘kopia till’ . . .!


Email är ett underverk för kommunikationen i morden tid. Det har t.o.m. blivit så viktigt att när Telia meddelar att de inte kan koppa in Internet snabbare än på 7 dagar, så blir hela en liv kaos under den tiden.

Man börjar leta efter trådlösa öppna nätverk i närheten eller testar kopplar upp sig till inkorgen via mobilen. När man sedan får upp sin email som vanligt så försvinner stressen och allt kan börja fungera normalt igen.

Men email slösar också väldigt mycket tid. Inte minst alla SPAM email som avbryter och tränger på.

Varför?

I enstaka fall finns det en anledning till att mer än en person behöver se ett email. Men i de flesta fall så hittar vi på egna anledningar till att fler borde se det. Den vanligaste är ‘i fall att’ någon behövde veta. Eller ännu värre de som tror att folk skall bli sura för att de inte var ‘inkluderade’ i diskussionen.

Så sluta sänd onödiga kopior av email. Detta problem uppstår helt enkelt för att man inte tänkt till innan eller av ren lathet. Om du inte håller med mig om detta så skicka mig gärna ett email men var snäll och inte inkludera inte in min assistent i detta email. :-)

I praktiken:

  • Tänk till innan du kopierar in någon i dina email. Behöver de verkligen se detta? Kommer de att tacka dig för det?
  • Använd inte utskick till ‘grupper’ utan att tänka efter. Jag får ofta email från personer som väljer att trycka på ‘svara alla’ istället för personen i fråga. Skapligt irriterande.
  • Om du själv regelbundet får email där du helt i onödan blivit ‘inkopierad’ – säg ifrån direkt! Skicka ett artigt meddelande (spara en som mall) och be de upphöra med det. Det kommer att spara dig och de andra massor med tiden i det långa loppet.

4) Bli räddad av ny teknologi


IT revolutionen har förändrat våra liv, vanor, arbetsmetoder och fortsätter så hela tiden.

Utbudet av teknik och information är så stort idag att det svåra har blivit att faktiskt hitta de saker som verkligen hjälper dig.

Varför?

Bestäm dig för att hålla utkik efter ny teknik som kommer och var inte rädd att prova saker (tjänster/produkter) som skulle kunna hjälpa dig att producera mera och spara dig tid.

I praktiken:

Alla här är några exempel på tjänster som skulle kunna hjälpa dig att spara tid och energi.

  • Om du t.ex. håller eller har tänkt att hålla möten eller webbseminarier så är www.GoToMeeting.com något som du borde spana in. Denna tjänst hjälper dig t.ex. med att hålla möten på distans där personer från hela världen kan samtala och se vad som händer på skärmen under tiden. Visst är ett personligt möte ibland att föredra men detta kan spara massor med tid och reskostnader för både små och stora företag.
  • En annan webbaserad tjänst som också sparar en massa tid är www.GoToMyPC.com, som låter dig komma åt din dator på distans. Med andra ord så kan du arbeta ifrån vilken annan dator som helst i världen som om det var din egen. Ja för er som undrar så är det samma säkerhet här som när du sköter dina bankärenden varsomhelst i världen.

Det är sådan här teknologi som du skall hålla utkik efter. Jag lovar att de finns åtminstone några därute som skulle passa just dig och dina förutsättningar. Skulle det inte göra det just nu så kommer det att komma inom kort.

Vill du få mer tips om hur du kan producera mera?

För idag är det viktigare än någonsin att du kan producera snabbare och
bättre än dina konkurrenter.

Många har frågat HUR jag kan producera så mycket innehåll varje månad,
konsultera kunder och driva ca 50 webbplatser…

…men framför allt HUR jag kan ha mer tid över till annat än nästan
alla jag känner?

Klicka här för att se videon: http://ProduceraMera.com

Liknande Artiklar:

  1. Fokusera 90% av din tid på detta…